Trondheim kommune unngikk å sløse bort 6,7 % av budsjettet ved bruk av AI-drevet bemanningsplanlegging

Trondheim kommune, sentret for teknologi og kunnskap i Norge, har alltid vært ledende innen innovasjon. Kommunen er hjemsted for mange norske teknologi-enhjørninger som Signicat og Kahoot. Det er også en vakker by med fargerike bygninger, brosteinsbelagte gater, en fantastisk katedral og topp matkultur.

Som den tredje største kommunen i Norge forvalter Trondheim kommune 5 000 ansatte i 200 helseenheter i helsevesenet. På grunn av den aldrende befolkningen og den økte etterspørselen, er en av de viktigste prioriteringene for kommunen å være mer effektiv og gi bedre servicekvalitet.

Trondheim – hjemsted for mange kjente norske oppstartsbedrifter innen teknologi – via Unsplash

Utfordringene med å bryte den onde sirkelen innen bemanningsplanlegging i helsevesenet

Ineffektive prosesser innen bemanningsplanlegging er en konstant plage for alle som planlegger bemanning i helsevesenet. Ofte koster hele rapporterings- og planleggingsprosessen dem for mye tid: Det er mye frem og tilbake mellom avdelingene, navigering mellom forskjellige metoder for å samle inn data og forsinkelser i håndteringen av organisasjonens hierarki eller byråkrati. Alt dette betyr at det kan ta flere uker eller måneder å generere rapportering og gjennomføre planlegging.

Planleggingsprosessen er imidlertid ofte ikke optimal på grunn av mangel på nøyaktige prognoser om ansattes sykefravær. Mesteparten av tiden gjøres det ved grove estimater, ved å kopiere tidligere praksis eller til og med gjetting. Dårlig planlegging fører ofte til at flere jobber overtid eller dyrere vikarer, noe som resulterer i problemer med å gå over budsjett hvert år. Ineffektiv planlegging utløser også mer utbrenthet og sykefravær for ansatte. Det betyr at servicenivået faller når vi er mest avhengig av det, pasienter er frustrerte og helsepersonell kan ikke gjøre noe for å forbedre situasjonen. Dette resulterer i økende stressnivåer i alle deler av organisasjonen, noe som igjen gjør planleggingen enda vanskeligere.

Gitt organisasjonens størrelse med ledelse av 5000 ansatte, blir det stadig vanskeligere for Trondheim å bryte den onde sirkelen. Ikke bare ønsket de å redusere avhengigheten av vikarer, men lederne i Trondheim ønsket også å skape et bedre helsetilbud-miljø for ansatte og pasienter.

Løsningen

Vi ga Trondheim kommune et omfattende planleggings- og prediksjonssystem i fire trinn:

•     Trinn 1: Samle inn

SynPlan samlet alle relevante data fra interne og eksterne kilder, for eksempel HR, økonomi, pasientsystemer og værdata. Alle disse dataene ble samlet inn på aggregert nivå, noe som betyr at det ikke er noen risiko for at personlige eller identifiserbare data blir fanget opp.

•     Trinn 2: Visualisere

Bruke stordata («big data») og datautvinningsteknologier («data mining») for å gi sanntids dataanalyse til ledere om budsjettbruk, daglig sykefravær og vakter. Dataene ble så presentert med i et dashbord for å gi ledere, og de som planlegger, et helhetlig overblikk over virksomheten.

•     Trinn 3: Bygge prediksjonsmodellen

SynPlan testet, sammenlignet og utviklet AI/ML-algoritmer for å predikere antall sykefravær, for eksempel tidsserieanalyse, dyplæringsalgoritmer, beslutningstrær, gradientforsterkning og så videre. Vi bygde 47 forskjellige prediksjonsmodeller for 47 ulike helseenheter, inkludert 36 BOA-enheter og 11 hjemmepleieenheter (opprinnelig hjemmetjeneste og helsehusenheter.)

•     Trinn 4: Fullføre den oppdaterte planen og iverksette tiltak

Til slutt begynte 3 enheter på Byåsen BOA å teste SynPlan for å sammenligne dette mot den tradisjonelle prosessen. Med SynPlan sparte planleggerne tid på rapporteringsoppgaver, mens de hadde en mer optimal plan med de nye prediksjonsdataene.

•     Fase 5: Kommunisere resultatene

Vi formidlet resultatene til ulike interessenter i Trondheim kommune, og jobbet med å maksimere prediksjonsresultatene under reelle forhold.
SynPlan er nå rullet ut til alle 200 helseenheter i regionen.

SynPlan ga 85 % treffsikkerhet i å hjelpe Trondheims planleggere med å planlegge mer effektivt (Trondheims rapport)

En besparelse på 6,7 % av den totale kostnaden – mer enn 50 % kom fra reduksjonen i vikarer.

• SynPlan kan gi helsepersonell muligheten til å planlegge arbeidsstyrken mer effektivt og mer proaktivt, redusere unødvendige kostnader og samtidig øke kvaliteten på helsetjenester.
• Resultatene fra de 3 enhetene på Byåsen BOA viste at dersom den nye planen med prediksjon hadde blitt gjennomført, kunne de 3 enhetene ha spart 6,7 % av totalbudsjettet på 100 MNOK.
• SynPlan viste en ny effektiv måte å optimalisere dagens rapporterings- og planleggingsprosess på. Det å ha dataene presentert på SynPlan-dashbordet gjør det mulig for lederen å ha et helhetlig over organisasjonen, og dermed redusere 50 % av tidsbruken på å få og rapportere data fra forskjellige systemer. Ved å innlemme 12 måneders-sykefraværsprognosen, kan både ledere og andre som planlegger dra nytte av prognosen for å oppnå mer optimal planlegging, noe som gjør det mulig å produsere praktiske og effektive prediksjonsmodeller for sykefravær.
• Videre viste prosjektet at planlegging basert på mer forutsigbare bemanningsbehov bidrar til å redusere behovet for vikarer og ufaglærte ansatte, noe som forbedrer både ansattes trivsel og pasientbehandling.

Bemanningskonsulent Geir Skotheim (t.v.) og økonomisjef Lars Dyrdahl i økonomitjenesten i Trondheim kommune viser fram programmet som predikerer sykefravær -via Kommunal Rapport

"Bruk av SynPlan i bemanningsplanleggingen kan føre til mer bærekraftige planer og bedre ressursbruk"

Dette er det Lars Dyrdahl, finansdirektør i kommunen, sier med stolthet. «Bedre planlegging betyr også lettere bemanningskapasitetsstyring for de som planlegger, samt mindre belastning for helsearbeidere», la han til.

Den ambisiøse lederen av regionen bestemte seg for å ta et ytterligere skritt for å utnytte SynPlan best mulig. Ikke bare har han distribuert løsningen på tvers av 200 enheter i kommunen, men han har også omstrukturert organisasjonen til en sentral planleggingstilnærming, som han mener vil utnytte banebrytende teknologi bedre og drive organisasjonens effektivitet.

-----

Interessert i hva SynPlan kan predikere? Ta en prat, eller be om en demo hos oss!